Wozu Sie neben einer Vorsorgevollmacht auch eine Innenverhältnis-Regelung brauchen.

Innenverhältnisregelung? Was bedeutet das überhaupt?

Erfahren Sie in diesem Beitrag:

> 1. Die Definition einer Innenverhältnisregelung
> 2. Das beste Vorgehen zur Erstellung
> 3. Die Form der Innenverhältnisregelung
> 4. Was Selbstständige beachten sollten
> 5. Was passiert bei Verstößen?
> 6. Wie ist die Haftung geregelt?
> 7. Sollte der Vollmachtnehmer eine Vergütung erhalten?

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Die Vorsorgevollmacht ist erteilt. – Und nun?

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, welche Verantwortung und vielschichtigen Aufgaben Ihr Kind/Ehepartner/Lebenspartner oder ein Mitarbeiter/Freund übernehmen, wenn Sie ihnen eine Vollmacht erteilen?

Immer wieder erstaunt mich in meiner berufliche Praxis, wenn ich feststelle, wie unterschiedlich Bevollmächtigte ihre Aufgabe wahrnehmen und verstehen.

Die Bandbreite geht von:

>  „Jetzt mache ich mit dem Geld der Oma, was ich will. Sie bekommt sowieso nichts mehr mit!“
bis zum
> „Oh Gott! Was mache ich jetzt? Ich habe Angst, Fehler zu machen und für meinen Einsatz und die geleistete Hilfe eines Tages Ärger zu bekommen und Streit zu erleben.“

Beiden beschriebenen Situationen und Positionen können Sie vorbeugen, in dem Sie eine Regelung mit dem/den Bevollmächtigten treffen: Die Innenverhältnisregelung.

1. Definition der Innenverhältnis-Regelung

Die Innenverhältnisregelung ist eine interne Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Bevollmächtigtem, um den richtigen Gebrauch der Vorsorgevollmacht sicherzustellen.

Sie regelt z.B.:

> WANN der Vollmachtnehmer von seiner Vollmacht Gebrauch machen darf
> WELCHE Aufgaben zu erfüllen sind
> WER bei mehreren Bevollmächtigten welche Aufgaben zu erfüllen hat und wer primärer Bevollmächtigter ist
> WIE die Vorsorgevollmacht richtig umzusetzen ist, also Umfang, Grenzen und Handlungsrahmen
> WELCHE Rechnungen und Quittungen detailliert vorzulegen sind
> WIEVIEL Geld oder andere Gegenleistungen der Vollmachtnehmer für seine Tätigkeiten erhält.

2. Das Vorgehen zum wirksamen Abschluss einer Innenverhältnis-Regelung

Zunächst sollten Sie mit Ihrem Vollmachtnehmer ein ausführliches persönliches Gespräch führen und ihm Weisungen für die Ausübung der Vollmacht erteilen.

Sie sollten also in den sogenannten guten Zeiten darlegen:
> wie Sie mit Geld umgehen bzw. umgegangen sind.
> in welcher Höhe Schenkungen zu Feiertagen oder an Geburtstagen an Familienmitglieder oder Freunde gemacht wurden und zukünftig gemacht werden sollen.
> welche regelmäßigen Spenden (z.B. an gemeinnützige Vereine u.ä.) getätigt werden sollen.
> in welcher Höhe zur Unterhaltung des alltäglichen Lebens Geldbeträge eingesetzt werden
> welche eigenen Wertvorstellungen Sie haben und was Sie sich gerne leisten wollen.

👉  Mein Tipp:
Sie sollten immer zuerst ein PERSÖNLICHES Gespräch mit Ihrem Vollmachtnehmer führen.

Beispiel 1 – privat

Durch bestimmte Umstände können Sie weder Onlinebanking nutzen, noch den Weg zur nächsten Bankfiliale zurücklegen.

Sie erteilen Ihrem Enkelsohn Max die Vollmacht, Ihre Bankgeschäfte, Überweisungen, Kontrolle von Kontoauszügen, Erteilung von Lastschriften etc. für Sie zu erledigen. (Und Sie informieren gleichzeitig auch die Bank über diese Vollmacht.)

Innerhalb der ihm zustehenden Vertretungsmacht tätigt Max in Ihrem Namen die Bankgeschäfte. Reicht Max z.B. den Auftrag zur Vornahme einer Überweisung bei der Bankfiliale ein oder überweist via Onlinebanking, so wirkt diese Überweisung unmittelbar. Das Konto wird mit dem überwiesenen Betrag belastet.

Engere Weisungen führen dazu, dass das rechtliche Dürfen beschränkter sein kann als das rechtliche Können.
Mit anderen Worten:
Eigentlich könnte der Enkel viel mehr Geschäfte für Sie ausführen, darf es aber nicht, weil Sie enge Grenzen gesetzt haben.

3. Die Form der Innenverhältnisregelung

> Die Innenverhältnisregelung sollte unbedingt schriftlich erfolgen. Eine bestimmte Form ist aber nicht erforderlich.

> Folgende Inhalte sollten enthalten sein:

  • Name von Vollmachtgeber und Vollmachtnehmer/n
  • Beginn der Vertretung
  • Wer welche Aufgaben zu erfüllen hat, in welchem Umfang, mit welchen Grenzen und mit welchem Handlungsrahmen

> Die Innenverhältnisregelung sollte von Vollmachtgeber und Vollmachtnehmer/n unterschrieben werden.

4. Was Selbstständige beachten sollten

Für Selbstständige ist eine Innnenverhältnisregelung unbedingt empfehlenswert, denn für den Weiterbetrieb des Unternehmens ist es sehr wichtig, Umfang und Ausmaß der Verantwortlichkeiten festzulegen.

Auch ist zu überlegen, mehrere Vollmachtnehmer einzusetzen.

Zum Beispiel einen Vollmachtnehmer für Gesundheits- und private Angelegenheiten (den Ehepartner oder einen Freund) und einen Vollmachtnehmer für finanzielle/betriebliche Angelegenheiten (einen Mitarbeiter oder Kollegen).

Das hat den Vorteil, dass sich um die Weiterführung des Betriebes jemand kümmert, der Ahnung vom Geschäft hat und in interne Vorgänge eingearbeitet ist.

Beispiel 2 – Selbstständige

Sie bevollmächtigen einen Mitarbeiter zum Einkauf von Waren und Dienstleistungen.

Benötigt nun der Betrieb während Ihrer Krankheit oder vorübergehenden gesundheitlichen Einschränkung ein Ersatzteil, das von einer externen Firma eingebaut werden muss, so können Sie den Bevollmächtigten vorab anweisen, vor dem Erwerb zwei oder drei Angebote  einzuholen.

Er ist so gehalten, mit seiner Vollmacht nicht einfach beliebig einzukaufen. Vielmehr zwingt ihn ein vorab festgelegtes und abgesprochenes Verfahren dazu, mit der erteilten Vollmacht sorgsam und in Ihrem Interesse umzugehen.

👉 Mein Tipp:
Zur Vermeidung von Problemen und Verwirrung der Geschäftspartner sollten Sie Dritte nicht von der Innenverhältnisregelung in Kenntnis setzen. Es reicht, wenn diese von Ihrer Vollmacht Kenntnis haben.

5. Was passiert bei Verstößen?

Ihre Weisungen als Vollmachtgeber sind vom Bevollmächtigten ernst zu nehmen und er muss sich daran halten. Der Bundesgerichtshof hat dies bereits 2014 entschieden.

Verstößt der Bevollmächtigte gegen die Innenverhältnisregelung, bleibt die Außenvertretung (also die Vorsorgevollmacht) trotzdem wirksam. Aber es können Schadenersatzansprüche des Vollmachtgebers gegen den Bevollmächtigten bei Verletzung des Innenverhältnisses bestehen und es drohen ernsthafte rechtliche Konsequenzen.

Ob und inwieweit Schadenersatzansprüche bestehen, sollte im Einzelfall unter Hinzuziehung rechtlicher Hilfe geprüft werden.

Vorsorgevollmacht widerrufen

Wenn Sie jemandem eine Vollmacht erteilt haben, der Ihnen nun nicht mehr vertrauenswürdig erscheint oder der gegen Ihre Weisungen verstößt, sollten Sie die Vollmacht widerrufen.

👉  Wichtiger Tipp:
Fordern Sie Ihre Vollmacht zurück.
Was Sie dabei beachten sollten, steht in meinem kurzen Leitfaden „Widerruf einer Vorsorgevollmacht“, den Sie sich (für 0,00 EUR) hier herunterladen können.

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6. Wie ist die Haftung geregelt?

Ein wichtiges Thema ist auch die Haftung des Bevollmächtigten. Er haftet grundsätzlich für Vorsatz und jede Fahrlässigkeit.

Der Bevollmächtigte ist damit angehalten, die Geschäfte des Vertretenen sorgfältig und gewissenhaft zu erledigen.

Zum Beispiel:
Überweist er anstelle von hundert Euro den Betrag von tausend Euro, haftet der Bevollmächtigte für die Rückforderung der zu viel überwiesenen neunhundert Euro. Diese Verantwortung kann er nicht dem Vollmachtgeber auferlegen.

Der Bevollmächtigte haftet auch für die bestimmungsgemäße Verwendung von Geldern und Leistungen. Er muss gegenüber dem Vollmachtgeber den Nachweis führen können, seine Aufgabe bestimmungsgemäß erfüllt zu haben.

Auskunftspflicht

Die Nachweispflicht steht im engen Zusammenhang mit der Rechnungslegung, die in § 666 BGB geregelt ist.

Der Bevollmächtigte muss in der Lage sein, eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung zu führen und vorzulegen. Das bedeutet, dass er Quittungen und Belege für getätigte Käufe aufheben muss.

Er muss in der Lage sein, über einen Zeitraum von 10 Jahren dem Vollmachtgeber durch Vorlage der Einnahmen-/Ausgabenaufstellung mit den entsprechenden Belegen, Rechenschaft abzugeben.

Diese Rechenschaftspflicht gilt auch nach dem Tod des Vollmachtgebers gegenüber den Erben.

👉 Tipp:
Die Regelung zur Rechnungslegung kann zwar nicht völlig ausgeschlossen werden, aber durch gesonderte Regelungen eingeschränkt und vereinfacht werden.

So ist denkbar, dass Belege und Quittungen nur für Anschaffungen z.B. ab 200,00 € aufbewahrt werden. Denkbar ist auch, dass monatlich für einen Betrag bis zu 500,00 € gar keine Rechenschaft abzulegen ist. Der Vollmachtgeber kann darauf verzichten. Gleiches können auch die Erben des Vollmachtgebers.

Eine solche Regelung erleichtert die Ausübung der Vollmacht.
Langwierige und kostenintensive Streitigkeiten zwischen den Erben und dem Bevollmächtigten sollten vermieden werden.

7. Sollte der Vollmachtnehmer eine Vergütung erhalten?

Nach § 670 BGB kann der Bevollmächtigte Auslagenersatz erhalten. Wird die Vollmacht unentgeltlich ausgeübt, spricht man von einem Auftrag. Für diesen Fall kann der Bevollmächtigte aber auf jeden Fall seine Auslagen vom Vollmachtgeber verlangen.

Beispiel – Vergütung

Ihr Enkel Max (aus dem Beispiel von oben) nutzt sein Auto, um Einkäufe für Sie zu erledigen. Er kann die Treibstoffkosten ersetzt verlangen. Gleiches gilt für den Ersatz von Kosten für Postwertzeichen und Telefonnutzung.

Dass Max aber auch eine Menge Zeit für die Wahrnehmung der mit der erteilten Vollmacht verbundenen Aufgaben verbringt, wird im Auftragsrecht nicht ausreichend berücksichtigt.

Verantwortung und Leistung vergüten

Dass der Bevollmächtigte  Verantwortung übernimmt und die Ausübung der Vollmacht auch eine Menge Zeit beansprucht, sollte für Sie als Vollmachtgeber nicht selbstverständlich sein.

Daher sollte Ihr Bevollmächtigter für seine Mühe und Leistung einen Ausgleich in Form einer Vergütung erhalten. Vereinbaren Sie eine Vergütung mit Ihrem Bevollmächtigten, wird ein Geschäftsbesorgungsvertrag begründet.

Die Höhe kann zum Beispiel an der für gerichtliche Betreuer festgelegten Vergütung angelehnt werden. Der Bevollmächtigte erstellt Stundennachweise und erhält auf der Basis von Stundensätzen monatlich oder auch quartalsweise eine Vergütung nach Stunden.

Regelung bei größeren Vermögen

Verfügen Sie über ein größeres Vermögen (z.B. mit Immobilien), so ist die Vergütung des Bevollmächtigten nach den Grundsätzen der Vergütung eines Testamentsvollstreckers denkbar.

Nach der sogenannten Rheinischen oder auch Möhring`schen Tabelle werden jährliche Vergütungen in Höhe von Prozentanteilen vom Gesamtvermögen als Vergütung berechnet. Bei größeren Vermögen wird diese Abrechnungsform auch der besonderen Verantwortung des Bevollmächtigten gerecht.

 

Fazit-
Innenverhältnisregelung bei Vorsorgevollmachten

Es gilt  der Grundsatz, dass Sie als kluger Vollmachtgeber Ihre Weisungen mit dem Bevollmächtigten vorab bespechen und diese dann schriftlich fixieren sollten.

Sie erkennen die Arbeit und Verantwortung Ihres Bevollmächtigten an, in dem Sie mit ihm die Pflicht zur Rechnungslegung übersichtlich und überschaubar gestalten.

Sie motivieren Ihre/n Bevollmächtigte/n, indem Sie ihm/ihnen eine angemessene und an Ihr Vermögen angepasste Vergütung zugestehen.

Das Wichtigste zum Schluss

Schieben Sie die Erstellung dieser wichtigen Regelungen nicht auf die lange Bank.
Gehen Sie es an!

Anwalts-Tipps zur Innenverhältnisregelung bei Vorsorgevollmachten

Ich bin Bettina Reese.

Ich unterstütze Selbstständige und Privatpersonen bei Themen rund ums Erbrecht und bei der Vorsorge für den Notfall.

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